Zeiterfassung und Dienstplan für Unternehmen
Zeiten, Dienstplan und Urlaub in einer Anwendung. Eine Stunde ist erst abrechenbar, wenn jemand sie freigegeben hat.
Hosting in Deutschland, Aufzeichnung nach ArbZG
ClockData ist eine Zeiterfassung mit Dienstplan und Urlaubsverwaltung für Unternehmen, gehostet in Deutschland. Eine Stunde ist erst abrechenbar, wenn jemand sie freigegeben hat. Wer das ist, ab welcher Grenze und in welcher Reihenfolge, das setzen Sie selbst zusammen. ClockData führt jeden Eintrag als Zustand mit Verantwortlichem, nicht als Absprache im Flur.
Wo Stunden verschwinden.
Am Monatsende steht die Frage, welche Stunden abgerechnet werden dürfen. Zwischen Erfassen und Abrechnen liegen drei Freigaben, jede mit eigenem Zeitpunkt und eigener Person. Wer sie im Flur zuruft, kann sie später nicht belegen.
ClockData führt jeden Eintrag als Zustand mit Verantwortlichem, plant Schichten und verwaltet Abwesenheiten. Für Unternehmen, Personalverantwortliche und Teams, mit den Prüfungen, die Arbeitszeit- und Bundesurlaubsgesetz verlangen.
Was ClockData erfasst.
Arbeitszeit erfassen: Stoppuhr oder Nachtrag
Mitarbeiter erfassen Zeiten per Stoppuhr oder tragen sie nach. Salden, Pausen und Projektzeiten laufen automatisch mit.
- Stoppuhr, Nachtrag und Projektzeiten
- Automatische Pausen- und Saldenberechnung
- Auswertung je Mitarbeiter, Team und Projekt
- Schicht- und Dienstpläne mit Vorlagen
- Besetzungs- und Konfliktwarnungen
- Verfügbarkeiten und Homeoffice berücksichtigt
Schicht- und Dienstplanung mit Besetzungskontrolle
Pläne werden je Schicht und Qualifikation besetzt; Unterbesetzung und Konflikte werden sichtbar, bevor sie zum Problem werden.
Räume, Fahrzeuge und Arbeitsplätze buchen
Besprechungsräume, Ausstattung, Fahrzeuge und Parkplätze liegen im selben System wie Dienstplan und Zeiterfassung. Wer wann wo ist, steht im Belegungsplan, und am Raum selbst zeigt ein Türschild die Live-Belegung.
- Räume, Ausstattung, Fahrzeuge, Parkplätze
- Belegungsplan als Tages- und Wochenraster
- Grundriss-Ansicht und Arbeitsplatz-Buchung für die Woche
- Auslastungs-Heatmap je Ressource
- Check-in per QR-Code am Raum
- Kalender-Abo per iCal
- Urlaubsantrag mit Genehmigungsweg
- Resturlaub nach BUrlG, auch anteiligBUrlG
- Krank-im-Urlaub korrekt erstattet
Urlaub und Abwesenheit nach BUrlG
Urlaubsanträge, Krankmeldungen und Resturlaub werden zentral verwaltet, mit korrekter Resturlaubsberechnung und Vertretungsregelung.
ArbZG-Prüfungen automatisch
Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten und Pausen werden gegen das Arbeitszeitgesetz geprüft. Verstöße werden markiert, statt sie zu übersehen.
- Höchstarbeitszeit- und RuhezeitprüfungArbZG
- Pausenprüfung und Warnungen
- Nachvollziehbare Aufzeichnung, auf GoBD ausgelegt
Ihre Abläufe, nicht unsere.
Stunden erfassen, freigeben, abrechnen. Das setzen wir voraus. Der Unterschied liegt darin, dass Sie den Weg dazwischen selbst bauen und er anschließend ohne Zutun läuft.
Sie bauen den Ablauf, nicht wir
Der Prozess-Baukasten kennt über 40 Bausteine in vier Gruppen: Bedingung, Weiche, parallele Zweige, Schleife, Unter-Vorgang und Fehlerbehandlung für die Logik; Dialog, Genehmigung und digitale Signatur überall dort, wo ein Mensch entscheiden muss.
Ihre Vorlagen, nicht mitgelieferte
Dienst- und Schichtpläne entstehen aus Ihren eigenen Vorlagen: Schichtfolgen, Besetzungsregeln und Zeitmodelle gehören Ihrem Betrieb; sie sind keine Auswahl aus unserem Katalog.
Alles greift ineinander
Ein Schritt erfasst die Stunde auf Projekt und Tätigkeit, der nächste holt die Freigabe, der übernächste stellt sie in die Abrechnung. Zeiterfassung, Dienstplan, Abwesenheit, Projekt und Mitarbeiter sind nicht fünf Werkzeuge nebeneinander, sondern eine Kette.
Geschlossen, und trotzdem von überall
Die Kette verlässt die Umgebung nicht: Stunde, Dienstplan, Abwesenheit und Freigabe bleiben im selben System, gehostet in Deutschland. Gearbeitet wird im Browser: vom Arbeitsplatz, vom Homeoffice, von der Baustelle aus.
- Genehmigung mit Vier-Augen-Prinzip
- Auf Ereignis warten
- In Datenfelder schreiben und lesen
- Benachrichtigung
- Geplanter Start nach Zeitplan
Dazu die Schritte, die jedes Unternehmen braucht: E-Mail und Benachrichtigung, Postfach-Aktion, Datenbank-Abfrage, HTTP-Aufruf, Webhook in beide Richtungen und Microsoft-365-Postfach. Läuft ein Schritt auf einen Fehler, greift die Fehlerbehandlung; Zusagen zur Bearbeitungszeit lassen sich als Regel hinterlegen, und jede Änderung am Ablauf bleibt als Version nachvollziehbar.
Zwischen der erfassten und der bezahlten Stunde stehen drei Tore
Jedes Tor hat einen eigenen Zeitpunkt und eine eigene Person. Wer Zeiten abrechnet, muss zeigen können, wer sie freigegeben hat.
Ein abgelehnter Eintrag geht zurück, er verschwindet nicht. Und in die Rechnung gehen nur freigegebene Zeiten, nicht alles, was jemand eingetragen hat.
Neun Tätigkeitsarten statt einer Freitextzeile
Recherche, Entwurf, Prüfung, Korrespondenz, Besprechung, Telefonat, Verwaltung, Reise, Sonstiges. Was sich auswerten lassen soll, muss vorher unterschieden werden.
- Erfassen. Per Stoppuhr oder nachträglich, immer mit Art und Bezug zum Projekt.
- Auswerten. Nach Art, Person, Projekt oder Zeitraum, ohne die Einträge vorher zu sortieren.
- Abrechnen. Nur freigegebene Zeiten gehen in die Rechnung.
Was ClockData nicht tut: heimlich messen. Erfasst wird, was der Mitarbeitende einträgt oder per Stoppuhr startet, nicht der Bildschirminhalt und nicht die Anwesenheit am Gerät.
Drei Dinge, die ClockData nicht leistet
Die Absagen zuerst.
- Lohnabrechnung. ClockData liefert die Grundlage und exportiert sie. Es rechnet keine Löhne ab und ersetzt kein Lohnbüro.
- Zutrittskontrolle. Keine Anbindung an Terminals oder Ausweisleser.
- Verfügbarkeitszusage. Gehört in den Vertrag.
Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland Pflicht. Wie sie ausgestaltet wird, entscheidet Ihr Betrieb. Wir liefern das Werkzeug, nicht die Betriebsvereinbarung.
Verbunden mit den Systemen Ihres Unternehmens.
Genannte Marken sind Eigentum der jeweiligen Inhaber; die Nennung beschreibt die technische Kompatibilität, keine Partnerschaft.
Umstieg auf ClockData: Import, Parallelbetrieb, Export.
So kommen Ihre Daten herein, und so nehmen Sie sie jederzeit wieder mit.
- 01Export aus dem bisherigen SystemTabellen als CSV, XML oder JSON. Kein Sonderformat: was Ihr System herausgibt, ist der Ausgangspunkt.
- 02Felder zuordnenDie Zuordnung wird Ihnen vorgeschlagen; Sie bestätigen oder korrigieren sie. Was nicht zugeordnet ist, wird nicht übernommen; stillschweigend verschwindet nichts.
- 03Vorschau prüfenVor der Übernahme sehen Sie die geprüften Datensätze und die Fehlerliste. Übernommen wird erst, wenn Sie es auslösen.
- 04In Paketen übernehmenÜbernommen wird in Paketen: Mitarbeiter, Projekte und Buchungen per Assistent, Akten und Dokumente durch uns im Rahmen der begleiteten Übernahme. Jedes Paket ist im Protokoll nachvollziehbar und lässt sich zurücknehmen.
- 05Parallel weiterarbeitenBis Sie umschalten, läuft das alte System weiter. Der Umzug findet auf denselben deutschen Servern statt wie der spätere Betrieb.
Sie müssen das nicht allein machen: Im Pilot und auf Anfrage übernehmen wir die Datenübernahme (begleitete Migration). Wie lange ein Umzug dauert, hängt am Altbestand: die Zahl der Mitarbeiter und Buchungen und daran, wie sauber der Export aus dem alten System kommt.
Häufig gefragt.
Was ist ClockData?
Wie geht ClockData mit dem Datenschutz um?
Wo werden die Daten gehostet?
Besteht eine gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?
Unterstützt ClockData die ArbZG-Konformität?
Kann ich mit ClockData Dienstpläne und Schichten planen?
Wie funktioniert die Urlaubsverwaltung?
Werden Gleitzeit und Überstunden abgebildet?
Wie unterstützt ClockData die GoBD-Anforderungen?
Unterstützt ClockData Microsoft 365 SSO?
Muss der Betriebsrat bei der Einführung beteiligt werden?
Für welche Unternehmen eignet sich ClockData?
Eignet sich ClockData für Kanzleien und Notariate?
Kann ich meine Daten exportieren?
Auf Arbeitsrecht und Datenschutz ausgelegt.
Alle Daten werden ausschließlich in Deutschland gehostet und nach DSGVO-Vorgaben verarbeitet; ein Audit-Log protokolliert Änderungen nachvollziehbar und unterstützt eine Dokumentation, wie sie die GoBD verlangen.
Ein Konto, eine Plattform.
Ein Login über alle Fachbereiche, mit Vertragsbeginn ein gemeinsamer Auftragsverarbeitungsvertrag. Gemischte Kanzleien arbeiten ohne Systembruch.
Zeigen Sie uns, wie aus einer Stunde bei Ihnen eine Rechnung wird.
Wir bilden den Weg im Termin nach: wer bucht, wer freigibt, ab wann nichts mehr änderbar ist. Am Ende sehen Sie, welche Zwischenschritte künftig ohne Nachfragen laufen.
Unverbindlich · persönlich · deutschsprachig.